Bedriftskultur

7 tips: Slik jobber du effektivt fra hjemmekontor

5 min lesetid

16.mars.2020

Du har kanskje brukt hjemmekontor i mange år? Da har du sikkert innarbeidet gode rutiner. For andre er hjemmekontor helt nytt. Da er tanken på arbeid hjemmefra uvant. Spørsmålene er mange. Her er våre tips:

Det er forståelig at mange har spørsmål. Som leder kan du bli usikker på hva den ansatte gjør. Som medarbeider lurer du gjerne på hvordan du bør kommunisere med team, leder og kunder.

Hjemmekontor har flere fordeler:

77% sier de er mer produktive fra hjemmekontor. (CoSo Cloud)
76% foretrekker hjemmekontor når de skal fokusere på en spesiell oppgave. (Atlassian)

Blant utfordringene er:

Mer enn halvparten opplever dårligere kontakt med sine kollegaer. (CoSo Cloud)
22% synes det er vanskelig å avslutte jobben når arbeidstiden er over. (Buffer)

Selv om hjemmekontor er ekstra aktuelt i disse virus-tider, så er det greit å huske at hjemmekontor vil fortsette å være en viktig arbeidsform, også etter at vi er tilbake til normalen.

Tips til hvordan du, dine kunder og din arbeidsgiver kan få en god arbeidshverdag fra hjemmekontor:

1. Oppsett av hjemmekontor

Skaff deg kontorfølelsen - hjemme. Hvis mulig, sett opp hjemmekontoret på et eget rom hvor du kan lukke døren. Lag rutiner med familien om når du må jobbe uforstyrret.

Selve hjemmekontoret:

Riktig utstyr. Om mulig, ha tilsvarende utstyr som på kontoret: PC/Mac, skjerm, tastatur/mus, lader, mobil m/lader, notisblokker, penn og blyant
Docking/adapter: Koble maskin og utstyr sammen
Fysisk: Bord eller skrivebord i riktig høyde. Sørg for ergonomisk sittestilling – unngå kjøkkenstol, sofa eller barkrakken
Lys: God belysning med riktig fargetemperatur (4.200-4.500K er et kjølig, men riktig lys, som utendørs)
Lyd: Headset med mikrofon. I Leadify bruker vi Sennheiser MB Pro2, som er trådløst og skifter automatisk mellom PC (ved Teams-møter) og mobil
Internett: Kablet nett er best. Du må uansett ha god dekning på trådløst nett. Test at du har nok kapasitet til video/nettmøter

Ellers er det viktig å sjekke programvaren og at du kan bruke den. Typisk:

Videomøter som Teams, Zoom el.l.
Kundekommunikasjon/CRM som HubSpot Growth Suite eller SuperOffice
Prosjektledelse som Teamwork, ClickUp, Jira el.l.
Kontorstøtte, som G-Suite eller Office 365
Fillagring og -deling som Google Drive eller Sharepoint/OneDrive
Annen programvare, etter behov

Lukk ute støy fra hjemmet.

Lesetips: 3 strategiske grep når du trenger nye kunder

2. Du er på jobb, hjemmefra

Lag et tydelig skille mellom hjemmekontor og hjemme. Følg den samme rutinen som på kontoret med kollegaer. Stå opp, kle deg, spis frokost, ta en kaffe og start jobbdagen.

Det er viktig å være presentabel når du skal delta på møter i form av videokonferanser eller Teams/Skype. Du er på jobb.

Bruk jobbklær som om du skal på kontoret. Ta dem av når du er ferdig med jobben. Da markerer du et viktig skifte mellom jobb og fritid.
Hold pulten ryddig, og rydd pulten for alt som ikke hører hjemme der hver ettermiddag
Når du er ferdig for dagen, så er du ferdig. Legg bort alt relatert til jobb.

E-post, nettaviser, sosiale medier og varslinger er forstyrrelser i en arbeidshverdag. Lukk unødvendige faner og e-postkontoer, og logg på til faste tidspunkter for å holde deg oppdatert.

Hjemme i huset er det alltids noe som skal gjøres. Mange gjør litt husarbeid i løpet av dagen og så kompenserer de ved å jobbe utover kvelden. Unngå det.

3. Forbered arbeidsdagen - struktur og planlegging

Ha en klar plan for hvordan du skal jobbe gjennom dagen. Bruk noen minutter å se gjennom dagens oppgaver, slik at du vet nøyaktig hva du skal bruke tid på.

Ha blokk og penn lett tilgjengelig. Skriv ned ting du må gjøre noe med når de oppstår
Se over dette et par ganger om dagen for å tydeliggjøre hva du skal gjøre med den enkelte saken
Jobber du med mange baller i luften samtidig? Bruk planleggingsverktøy aktivt - som 'tasks' i Office 365, Teams, ClickUp, HubSpot eller lignende
Legg gjerne inn minst en ekstra halvtime til uforutsette ting.

Senest dagen før bør du planlegge hva du skal gjøre neste dag.

4. Internt samarbeid om oppgaver

Start dagen med 'daglig innsjekk' møte. Det er et 15-20 minutters internmøte: Alle forteller om sine planer i dag, hva de trenger hjelp til og hva du kan hjelpe andre med.

I innsjekks-møtet er det viktig å ikke bruke tiden til saksbehandling, men kun planlegging og koordinering. Sette klare mål, jobbe bevist med kommunikasjon og bygge relasjoner. Kombiner fellesmøter og 1-1 møter.

Sørg for generelle retningslinjer, en slags serviceavtale internt og utad. For eksempel:

Alle teammedlemmer skal være tilgjengelige i kjernetiden fra kl. 08.00 til 16.00
Kommunikasjon skjer via e-post, telefon og Teams
Meldinger eller telefonsamtaler skal besvares innen 30 minutter (utenom møter og lunsj)

5. Kundemøter

Når du skal ha kundemøter og andre eksterne møter er det viktig å være godt forberedt og presentabel, slik at møter fra hjemmekontor flyter like godt som ellers.

Har du ikke brukt utstyret og programvaren for virtuelle møter, altså video- eller nettmøter? Da er tiden inne for å bli racer på dette - nå..... Test at alt virker og du er trygg i GOD tid FØR møtet skal avholdes.

Logg inn 5 minutter før møtet starter
Delta i alle kundemøter med video PÅ
Tenk på hva som vises bak deg, altså rommet ditt. Bruk gjerne egen bakgrunn (legges inn som bilde i møteappen, f.eks. Teams) eller velg uklar møtebakgrunn
Dersom ikke alle har møttes før, introduser deltakerne skikkelig i starten
Vær obs på tidssoner når du inviterer og deltar (sjekk at møtetiden passer)
Bruk headsett og mikrofon for best mulig lyd
Demp mikrofonen når du ikke snakker
Unngå å snakke når noen andre snakker. Rekk opp hånden (egen funksjon)
Be om tilbakemelding etter møtet om hvor godt deltakerne synes det tekniske og selve kommunikasjonen fungerte

Anbefalt: Hva er det vanskeligste i B2B-salg?

6. Sosialt samspill

Legg inn 5-10 minutter ekstra i internmøtene til å gi medarbeiderne mulighet til å dele/fortelle om hva som rører seg utenfor jobb.

På hjemmekontor mister du det sosiale ved kaffemaskinen, løsprat med kolleger og vitsene over lunsjbordet. Tilrettelegg for sosialt samspill under fellesmøter.

Å være alene kan bli ensomt. Hvis du bor alene eller jobben er en stor del av ditt sosiale liv i løpet av en dag, så bør du bevisst legge litt flere sosiale planer utenom jobben, enn du pleier.

7. Pauser og avbrekk i arbeidsdagen

På hjemmekontor kan du lage akkurat de pausene, drikken og maten du vil ha. Sett av tid til lunsjen. Gå ut av kontoret og spis lunsj i et annet rom.

Har du ikke eget kontor kan arbeidsstillingen i sofaen eller kjøkkenkrakken bli uvant og slitsom over tid.

Tenk arbeidssekvenser: Jobb 20-25 minutter konsentrert og deretter fem minutter pause
Beveg deg daglig, ta for eksempel en rask gåtur eller joggetur. Dagslys og trim hjelper på humøret og den psykiske formen
Drikk mye vann

Med disse 7 tipsene kan hverdagen på hjemmekontor fort gå godt. Del gjerne tipsene med dine kollegaer. Lykke til!

Bonustips I: I Leadify spiller vi 'Musikk og Mailsletting' hver fredag kl. 15 for å slette mailer vi ikke trenger. Følg Leadify på Spotify her eller klikk her og hør den nyeste: